Clubstructuur

Club Voorzitter

6 Permanente Commissies:

1. Commissie Administratie
Secretaris
De secretaris heeft administratieve verantwoordelijkheden in verband met dagelijkse clubactiviteiten.
Gebaseerd op de aanbevolen statuten van de Rotary Club (Bijlage K) zouden de
clubbestuurders volgende verantwoordelijkheden moeten hebben:

  • Bijhouden van de ledenlijst
  • De aanwezigheidslijsten bijhouden en maandelijkse aanwezigheidscijfers bij de districtsgouverneur rapporteren 15 dagen na de laatste vergadering van de maand
  • Uitnodiging voor club- en commissievergaderingen
  • Notuleren en klasseren van verslagen van club- en commissievergaderingen
  • De nodige rapporten voor Rotary International en voor het district opmaken, alsook
  • het halfjaarlijks rapport voor lidmaatschap en opvolgen van vervallen betalingenaan Rotary International op 1 juli en 1 januari
  • Samenwerken met clubleden
  • Alle andere taken die een relevant zijn aan de job van secretaris uitvoeren

Penningmeester
De clubpenningmeester moet de financiële transacties van de club beheren, de boekhouding
van de club bijhouden en helpen de budgetten op te stellen. Gebaseerd op
de aanbevolen statuten van de Rotary Club zou de penningmeester volgende verantwoordelijkheden
moeten hebben:

  • Bewaken van alle club fondsen
  • Instaan voor de fondsen, voor de boekhoudkundige dossiers en de eigendommen
  • van de club beheren, rekenschap afleggen aan de nieuwe penningmeester of aan de voorzitter op het einde van het jaar
  • Samenwerken met de opvolger om voor een smetteloze overgang naar het nieuwe Rotary jaar te zorgen
  • Vervullen van andere verantwoordelijkheden die met zijn job te maken hebben

Club Information and Communication Officer CICO

2. Commissie P.R.

De Commissie Public Relations heeft de volgende verantwoordelijkheden:

  • Doelstellingen voor het komende jaar behalen (zie hiervoor het hoofdstuk public
  • relations in de handleiding Planning Guide for Effective Rotary Clubs)
  • Zich vertrouwd maken met de middelen die Rotary International ter beschikking stelt
  • Sensibilisatie van clubleden, media en het grote publiek in verband met clubactiviteiten
  • Activiteiten en projecten verbeteren om hun attractiever te maken voor de media
  • Bevorderen van het publieke imago om leden aan te werven


3. Commissie Leden of lidmaatschap

De commissie Leden of Lidmaatschap ontwikkelt en implementeert een actieplan om leden te
werven, te behouden en op te leiden.
De commissie Leden heeft de volgende verantwoordelijkheden:

  • Behalen van de doelstellingen voor het komende jaar aan de hand van Planningsleidraad voor doeltreffende Rotary Clubs
  • Opleiden en informeren van clubleden hoe belangrijk het werven en het behouden van verschillende bekwame leden is
  • Een classificatiestudie doorvoeren om te zien of de huidige professionele trends zich ook in de club weerspiegelen
  • Een evaluatie organiseren om te kijken of de inspanningen om het ledenaantal op te voeren ook vruchten heeft afgeworpen
  • Een actieplan voor de club ontwikkelen om het peterschap van een nieuwe club binnen het district op zich te nemen


4. Commissie Acties

De commissie Acties zou activiteiten moeten opzetten die beantwoorden aan de
noden van clubgemeenschap en de gemeenschappen in andere landen.

De Commissie Acties heeft de volgende verantwoordelijkheden:

  • De doelstellingen voor de clubactiviteiten tijdens het komende jaar realiseren
  • Een evaluatie van de noden van de gemeenschap en de club doorvoeren
  • Projecten plannen zowel lokaal als internationaal waarbij de middelen van de club, het district en Rotary International kunnen gebruikt worden en ervoor zorgen dat ze promotie voeren
  • Activiteiten uitvoeren waarbij alle leden betrokken zijn
  • Alle projecten evalueren en de conclusies gebruiken om toekomstige acties te verbeteren


5. Commissie Rotary Foundation

De commissie Rotary Foundation zou een strategie moeten ontwikkelen en implementeren
om de Rotary Foundation te ondersteunen enerzijds op financieel vlak;
anderzijds om deel te nemen aan hun programma’s.
De commissie Rotary Foundation heeft de volgende verantwoordelijkheden:

  • Bereiken van doelstellingen in het komende jaar
  • Clubleden informeren over Rotary Foundation
  • Clubleden aanmoedigen om deel te nemen aan Rotary Foundation programma’s en om Rotary foundation financieel te ondersteunen
  • De doelstellingen van de districtscommissie Rotary Foundation aan de leden meedelen
  • Zorg voor een goede supervisie van de fondsen van Rotary Foundation


6. Commissie Clubzaken

De vriendschap, de fellowship is het rotary-objectief dat de essentiële bezigheid uitmaakt van deze commissie.
Hoofdbekommernis is dan ook het waken over en bevorderen van de vriendschap en de assiduïteit in de club. Dit impliceert ook duidelijke afspraken met de leden over assiduïteit en het actueel houden van het huishoudreglement van de club. 
De commissie clubzaken kijkt uit naar activiteiten die de vriendschapsbanden hechter kunnen maken, zoals gezamenlijke bezoeken aan culturele of ontspanningsmanifestaties, gezamenlijke activiteiten met partners en kinderen. Het aantrekkelijk maken van de partner nights, families warm maken voor jeugduitwisselingen, samen met de commissie New Generations...